Privacyverklaring Stichting ROTA
Laatst bijgewerkt: 11 augustus 2026
Stichting ROTA (Register Onafhankelijke Taxateurs Automobielen), gevestigd aan Deurnestraat 15, 6843 PM Arnhem, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze verklaring legt uit hoe wij uw gegevens verwerken, wat uw rechten zijn, en op welke grondslagen wij dat doen.
De PDF dateert van 10 mei 2026 en bevat de paragraaf over BPMBezwaartje nog niet. Bij verschil is deze pagina leidend.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Stichting ROTA
KvK: 65599233
Deurnestraat 15, 6843 PM Arnhem
E-mail: privacy@rota.tax
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Naam en contactgegevens
- Gegevens over ingediende klachten
- Documenten of bewijsstukken
- Technische gegevens (IP-adres, browser, etc.)
- Verificatie-loggegevens: bij raadpleging van een gepubliceerde RNCS-calculatie via QR-code of verificatie-URL leggen wij vast: tijdstip, opgevraagd volgnummer, IP-adres, user-agent, HTTP-status van de bevraging, en stad en land afgeleid uit het IP-adres via een externe geo-IP-dienst.
3. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?
- Voor het indienen van klachten bij de AP
- Voor communicatie over uw klacht
- Voor juridische bewijsvoering
- Voor authenticiteits-verificatie en fraudedetectie van RNCS-rapporten, en voor transparantie naar de uitgevende bureaus
- Voor technische en beveiligingsdoeleinden
4. Grondslagen voor verwerking
Wij verwerken gegevens op basis van uw toestemming, gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting.
5. Bewaartermijnen
- Klachtdata: gedurende behandeling, daarna 5 jaar (verlengbaar tot 10 jaar)
- Technische server- en beveiligingslogs: maximaal 3 maanden
- RNCS-verificatie-logs: maximaal 18 maanden volledig bewaard. Daarna worden IP-adressen geanonimiseerd (laatste octet IPv4 of laatste 64 bits IPv6 verwijderd). Volgnummer en tijdstip blijven beschikbaar voor aggregatie.
- Administratie: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht
6. Gegevensdeling
Wij delen uw gegevens uitsluitend met de Autoriteit Persoonsgegevens, gerechtelijke instanties indien noodzakelijk, of zorgvuldig geselecteerde verwerkers met verwerkersovereenkomst. Voor de herleiding van een IP-adres tot stad en land bij RNCS-verificatie gebruiken wij sinds 11 augustus 2026 een database die op onze eigen server staat. Daarbij gaat geen enkel gegeven naar een derde partij. Tot die datum liep dit via een externe dienst. Nooit voor commerciële doeleinden.
7. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar, dataportabiliteit, en klacht bij de AP.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen.
9. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming. Risicoselectie is hooguit ondersteunend en altijd door mensen gecontroleerd.
9bis. RNCS-verificatie en transparantie naar bureaus
Stichting ROTA biedt een systeem waarmee derden de authenticiteit van een RNCS-calculatie kunnen verifiëren via een QR-code of unieke verificatie-URL die op het rapport staat afgedrukt. Bij elke verificatieopvraging leggen wij volgnummer, IP-adres, user-agent, tijdstip, HTTP-status en de stad/land afgeleid uit het IP-adres vast.
Wie heeft inzage
- SuperAdmins van Stichting ROTA, voor systeembeheer en fraudedetectie.
- Het bureau dat het rapport heeft uitgegeven, uitsluitend voor opvragingen van zijn eigen rapporten. Andere bureaus en derden hebben geen toegang.
Doel en rechtsgrond
Bewijsvoering van rapport-authenticiteit, fraudepreventie en transparantie naar de uitgevende bureaus. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Op individueel verzoek aan privacy@rota.tax kunnen bezoekers van een verificatie-URL hun rechten uitoefenen zoals beschreven in sectie 7.
9ter. BPMBezwaartje en de AI-assistent BPM Wizzy
BPMBezwaartje.nl is een gratis initiatief van Stichting ROTA. Het bezwaarschrift wordt op uw eigen apparaat opgesteld; wij ontvangen daarbij geen persoonsgegevens. Alleen wie kiest voor de optionele verzendservice, laat ons het PDF-bestand, het e-mailadres en de verzendwijze tijdelijk verwerken.
BPM Wizzy is een AI-assistent
Op BPMBezwaartje.nl staat BPM Wizzy, een juridische AI-assistent. De assistent maakt zich bij het eerste bericht kenbaar als AI en niet als mens, geeft algemene juridische informatie en geen advies op maat. Kan de eigen kennisbank een vraag niet beantwoorden, dan wordt de vraag met de laatste berichten van het gesprek verwerkt via de API van Anthropic PBC (Claude), dat daarbij als verwerker optreedt. Anthropic gebruikt deze gegevens niet voor het trainen van modellen. Voor de doorgifte naar de Verenigde Staten gelden de EU-standaardcontractbepalingen, die deel uitmaken van de verwerkersovereenkomst van Anthropic.
Vraag en antwoord worden maximaal 12 maanden bewaard om de assistent te verbeteren, zonder IP-adres en zonder accountgegevens. Er worden geen besluiten genomen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten (artikel 22 AVG). De volledige uitleg staat in de privacyverklaring van BPMBezwaartje.
10. Cookies en analytics
Onze website gebruikt beperkte cookies via Iubenda. Zie het cookiebeleid.
11. Wijzigingen
Bij aanpassingen aan deze verklaring publiceren wij updates op deze pagina.