Privacyverklaring

Privacyverklaring Stichting ROTA

Laatst bijgewerkt: 10 mei 2026

Stichting ROTA (Register Onafhankelijke Taxateurs Automobielen), gevestigd aan Deurnestraat 15, 6843 PM Arnhem, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze verklaring legt uit hoe wij uw gegevens verwerken, wat uw rechten zijn, en op welke grondslagen wij dat doen.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Stichting ROTA
KvK: 65599233
Deurnestraat 15, 6843 PM Arnhem
E-mail: privacy@rota.tax

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Naam en contactgegevens
• Gegevens over ingediende klachten
• Documenten of bewijsstukken
• Technische gegevens (IP-adres, browser, etc.)
• Verificatie-loggegevens: bij raadpleging van een gepubliceerde RNCS-calculatie via QR-code of verificatie-URL leggen wij vast: tijdstip, opgevraagd volgnummer, IP-adres, user-agent, HTTP-status van de bevraging, en stad en land afgeleid uit het IP-adres via een externe geo-IP-dienst.

3. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

• Voor het indienen van klachten bij de AP
• Voor communicatie over uw klacht
• Voor juridische bewijsvoering
• Voor authenticiteits-verificatie en fraudedetectie van RNCS-rapporten, en voor transparantie naar de uitgevende bureaus
• Voor technische en beveiligingsdoeleinden

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken gegevens op basis van uw toestemming, gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting.

5. Bewaartermijnen

• Klachtdata: gedurende behandeling, daarna 5 jaar (verlengbaar tot 10 jaar)
• Technische server- en beveiligingslogs: maximaal 3 maanden
• RNCS-verificatie-logs: maximaal 18 maanden volledig bewaard. Daarna worden IP-adressen geanonimiseerd (laatste octet IPv4 of laatste 64 bits IPv6 verwijderd). Volgnummer en tijdstip blijven beschikbaar voor aggregatie.
• Administratie: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht

6. Gegevensdeling

Wij delen uw gegevens uitsluitend met de Autoriteit Persoonsgegevens, gerechtelijke instanties indien noodzakelijk, of zorgvuldig geselecteerde verwerkers met verwerkersovereenkomst. Voor de geo-IP-lookup bij RNCS-verificatie wordt een externe dienst binnen de EER gebruikt; deze ontvangt uitsluitend het IP-adres, geen koppeling aan een rapport of bureau. Nooit voor commerciële doeleinden.

7. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar, dataportabiliteit, en klacht bij de AP.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming. Risicoselectie is hooguit ondersteunend en altijd door mensen gecontroleerd.

9bis. RNCS-verificatie en transparantie naar bureaus

Stichting ROTA biedt een systeem waarmee derden de authenticiteit van een RNCS-calculatie kunnen verifiëren via een QR-code of unieke verificatie-URL die op het rapport staat afgedrukt. Bij elke verificatieopvraging leggen wij volgnummer, IP-adres, user-agent, tijdstip, HTTP-status en de stad/land afgeleid uit het IP-adres vast.

Wie heeft inzage

• SuperAdmins van Stichting ROTA, voor systeembeheer en fraudedetectie.
• Het bureau dat het rapport heeft uitgegeven, uitsluitend voor opvragingen van zijn eigen rapporten. Andere bureaus en derden hebben geen toegang.

Doel en rechtsgrond

Bewijsvoering van rapport-authenticiteit, fraudepreventie en transparantie naar de uitgevende bureaus. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Op individueel verzoek aan privacy@rota.tax kunnen bezoekers van een verificatie-URL hun rechten uitoefenen zoals beschreven in sectie 7.

10. Cookies en analytics

Onze website gebruikt beperkte cookies via Iubenda. Zie het cookiebeleid.

11. Wijzigingen

Bij aanpassingen aan deze verklaring publiceren wij updates op deze pagina.