Documenten Stichting ROTA
Versie 2026, herzien 30-10-2026
Dit reglement beschrijft hoe klachten over ROTA-experts en ROTA-functionarissen worden behandeld, welke sancties mogelijk zijn en hoe de procedure verloopt.
Dit reglement bevat bepalingen over de afhandeling van klachten en de sanctiemogelijkheden bij (vermeende) schending van de Gedragscode Stichting ROTA, alsmede bij ander grensoverschrijdend gedrag tijdens activiteiten en evenementen van ROTA of binnen de organisatie van ROTA. Dit reglement draagt bij aan de doelstelling van Stichting ROTA om de kwaliteit en integriteit in de taxatiebranche te waarborgen.
Kwalificatie: dit document is een reglement zoals bedoeld in artikel 10 van de statuten van Stichting ROTA.
Citeertitel: Klacht- en Sanctiereglement Stichting ROTA.
1.1 Dit reglement is van toepassing op:
En in het bijzonder op klachten of gedragingen die zien op:
1.2 Dit reglement beperkt zich tot de interne tuchtrechtelijke behandeling van klachten en schendingen.
2.1 ROTA neemt uitsluitend klachten in behandeling die betrekking hebben op:
2.2 ROTA neemt geen klachten in behandeling die gaan over:
3.1 Klachten kunnen schriftelijk of per e-mail bij het bestuur van ROTA worden ingediend. Het correspondentieadres en een toelichting op de klachtenprocedure worden duidelijk op de website en via andere communicatiemiddelen van ROTA bekendgemaakt.
3.2 Het bestuur is te allen tijde bevoegd om op eigen initiatief een onderzoek in te stellen naar (vermeende) schendingen van de Gedragscode, of naar gedragingen die tijdens activiteiten of evenementen of binnen de organisatie van ROTA hebben plaatsgevonden. Het bestuur kan dit onderzoek delegeren aan een daartoe samengestelde onderzoekscommissie.
3.3 De ROTA-expert die een sterke indicatie heeft dat een andere expert of taxateur bij de uitoefening van zijn werkzaamheden in strijd handelt met wet- en regelgeving, waaronder privacywetgeving, met de Gedragscode of daarop gebaseerde nadere regels, of anderszins de eer en goede naam van het beroep schaadt, is verplicht dat te melden bij ROTA en bij eventuele relevante externe toezichthouders.
3.4 Klachten kunnen worden ingediend door:
3.5 Uitsluitend voldoende onderbouwde klachten worden in behandeling genomen.
3.6 Het bestuur bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk aan de indiener en aan degene over wie een klacht is ingediend. In de bevestiging wordt een uniek referentienummer vermeld.
3.7 Het bestuur is bevoegd om klachten niet in behandeling te nemen, met name indien:
3.8 Tegen het besluit om een klacht niet in behandeling te nemen, staat voor de indiener geen intern of extern beroep open. Wel kan de indiener eenmalig het bestuur schriftelijk verzoeken om heroverweging, mits daarbij nieuwe relevante feiten worden aangedragen.
3.9 Voor de behandeling van een klacht is de indiener een behandelvergoeding verschuldigd van EUR 595,00 exclusief btw, behalve wanneer de indiener een natuurlijk persoon is die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en klaagt over een ROTA-expert die voor hem een opdracht heeft uitgevoerd; voor die indiener is de behandeling kosteloos. De klacht van een andere indiener wordt pas in behandeling genomen nadat de behandelvergoeding door ROTA is ontvangen. De betaalwijze en de gegevens die bij de betaling moeten worden vermeld, staan op de pagina Klacht indienen op rota.tax. Voor een onderzoek dat het bestuur op eigen initiatief instelt (artikel 3.2) is geen behandelvergoeding verschuldigd.
4.1 De behandeling van klachten is een interne aangelegenheid van het bestuur van ROTA. Het bestuur is geen verantwoording schuldig aan de indiener, met dien verstande dat de indiener een samenvatting van het uiteindelijke besluit ontvangt.
4.2 Indien de klacht in behandeling wordt genomen, wordt deze in een bestuursvergadering vertrouwelijk besproken.
4.3 Het bestuur kan een feitelijk onderzoek instellen. Daartoe kan het bestuur bijvoorbeeld:
4.4 Het bestuur kan de indiener en/of de beklaagde verzoeken om hun zienswijze te geven, maar het bestuur is daartoe niet verplicht.
4.5 Voordat het bestuur een maatregel of sanctie oplegt, krijgt de betrokkene de gelegenheid tot schriftelijk en mondeling wederhoor, in lijn met het beginsel van een eerlijke procedure (fair trial). Dit wederhoor houdt ten minste in:
4.6 Indien blijkt dat een ROTA-expert niet (meer) voldoet aan de gestelde registratievoorwaarden, geeft het bestuur de betrokkene eerst de gelegenheid om alsnog aan de registratievoorwaarden te voldoen. Het bestuur stelt daarvoor een redelijke termijn vast (minimaal 2 weken en maximaal 3 maanden).
4.7 Indien de ROTA-expert binnen de gestelde termijn niet voldoet aan de verplichtingen, is hij in verzuim en kan het bestuur een maatregel of sanctie opleggen.
4.8 Na het wederhoor besluit het bestuur of de klacht (geheel of gedeeltelijk) ongegrond wordt verklaard, dan wel of een maatregel of sanctie wordt opgelegd.
4.9 Indien een maatregel of sanctie wordt opgelegd, brengt het bestuur de betrokkene hiervan schriftelijk op de hoogte. Het bestuur motiveert zijn beslissing duidelijk en vermeldt daarbij:
Tegen het genomen sanctiebesluit kan de betrokkene (dus niet de indiener) eenmaal schriftelijk een heroverweging verzoeken. Dit verzoek moet binnen twee weken na mededeling van het sanctiebesluit worden ingediend.
4.10 Tegen het uiteindelijke heroverwegingsbesluit staat geen verder beroep binnen ROTA open. Partijen kunnen uiteraard een externe civiele of bestuursrechtelijke procedure starten.
4.11 Het bestuur streeft ernaar een klacht binnen acht (8) weken na ontvangst van de behandelvergoeding af te handelen, of, als geen behandelvergoeding verschuldigd is, binnen acht (8) weken na de ontvangstbevestiging.
4.12 Een besluit op een klacht is een besluit van de stichting over de inschrijving van de betrokkene. Het is geen oordeel over civielrechtelijke aansprakelijkheid. Een bestuurder of lid van een commissie handelt bij de behandeling van een klacht alleen voor de stichting en is niet verantwoordelijk voor het handelen van een ander lid van het bestuur of van een commissie.
5.1 Het bestuur is bevoegd om de volgende maatregelen en/of sancties op te leggen.
Lichtere maatregelen:
Zwaardere sancties:
5.2 Maatregelen en sancties kunnen gecombineerd worden opgelegd, mits dit in redelijkheid proportioneel is ten opzichte van de geconstateerde overtreding.
5.3 Het bestuur kan ook andere juridische stappen ondernemen als ROTA zelf schade heeft geleden. Dit staat los van de tuchtmaatregelen.
5.4 Na een definitieve doorhaling kan de betreffende ROTA-expert gedurende vier (4) jaar geen nieuwe registratie bij ROTA aanvragen.
5.5 Reeds betaalde bedragen voor geplande activiteiten of evenementen van ROTA blijven verschuldigd en worden niet gerestitueerd, tenzij het bestuur in bijzondere gevallen anders beslist.
5.6 Indien een lopende opleiding voortijdig moet worden beëindigd als gevolg van een sanctie, worden vooruitbetaalde gelden voor nog niet gevolgde onderdelen gerestitueerd.
6.1 Rechtsbasis en doel. ROTA verwerkt persoonsgegevens in het kader van de klachtafhandeling uitsluitend voor zover noodzakelijk ter voldoening aan wettelijke verplichtingen en ter behartiging van haar gerechtvaardigde belang (artikel 6 lid 1 AVG).
6.2 Categorieën van gegevens. In een klachtprocedure verwerkt ROTA in de regel:
Bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor zover strikt noodzakelijk.
6.3 Toegang en vertrouwelijkheid. Alleen daartoe aangewezen personen binnen het bestuur (en eventuele leden van een onderzoekscommissie) hebben toegang tot de klachtdossiers. Deze personen zijn gehouden aan geheimhouding.
6.4 Bewaartermijn. Klachtdossiers worden bewaard gedurende minimaal 2 jaar en maximaal 7 jaar na afsluiting van de klacht, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is. De Privacyverklaring Stichting ROTA hanteert dezelfde termijn.
6.5 Rechten van betrokkenen.
Het bestuur beslist op verzoeken binnen 4 weken na ontvangst.
6.6 Geheimhouding van derdeninformatie. Informatie verkregen van derden wordt zoveel mogelijk vertrouwelijk behandeld en afgeschermd, tenzij het onthouden ervan aan de beklaagde in strijd zou zijn met het recht op een eerlijk verweer (fair trial).
7.1 Dit reglement is een reglement zoals bedoeld in artikel 10 van de statuten van Stichting ROTA.
7.2 Het bestuur van ROTA is bevoegd dit reglement te wijzigen of nadere voorschriften vast te stellen, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke vereisten en geldende jurisprudentie.
7.3 Wijzigingen in dit reglement worden kenbaar gemaakt aan alle ROTA-experts en aan de leden van de ROTA-organen, en worden gepubliceerd op de website van ROTA.
| Onderdeel | Gegevens |
|---|---|
| Versie | 2026, herzien 30-10-2026 |
| Inwerkingtreding | 01-01-2019 |
| Wijziging september 2026 | Artikel 3.9 (behandelvergoeding) toegevoegd, artikel 4.11 aangepast |
| Wijziging 29-10-2026 | Afstemming op het Reglement Stichting ROTA 2026: benaming “ROTA-expert”, verwijzing naar de Gedragscode Stichting ROTA, artikel 1.2 (vertegenwoordiging bij AVG-klachten) vervallen, bewaartermijn in 6.4 gelijk aan de Privacyverklaring, aparte klachtgrond privacywetgeving opgenomen in de klachtgrond Gedragscode (1.1, 2.1, 3.4), behandeling kosteloos voor de particuliere klant van een ROTA-expert (3.9, 4.11) |
| Wijziging 30-10-2026 | Artikel 4.12 toegevoegd: een besluit op een klacht is een besluit van de stichting, geen oordeel over civielrechtelijke aansprakelijkheid; bestuurders en commissieleden handelen alleen voor de stichting |
| Status | Tekstueel afgestemd 29-10-2026 en door het bestuur bevestigd; wijziging 30-10-2026 door het bestuur bevestigd (mededeling voorzitter 30-10-2026) |
| Vastgesteld door | Bestuur Stichting ROTA |
| Kwalificatie | Reglement ex artikel 10 statuten |
| Beschikbaar via | rota.tax |
Een klacht indienen? Zie de pagina Klacht indienen.