Dit reglement beschrijft hoe klachten over ROTA-leden en VTC-gecertificeerden worden behandeld, welke sancties mogelijk zijn en hoe de procedure verloopt.
Doel van het reglement
Dit reglement bevat bepalingen over de afhandeling van klachten en de sanctiemogelijkheden bij (vermeende) schending van het Reglement gedrags- en beroepsregels (Gedragscode) van ROTA, alsmede bij ander grensoverschrijdend gedrag tijdens activiteiten en evenementen van ROTA of binnen de organisatie van ROTA. Dit reglement draagt bij aan de doelstelling van Stichting ROTA om de kwaliteit en integriteit in de taxatiebranche, alsmede privacybescherming in het algemeen belang, te waarborgen.
Kwalificatie
Dit document moet worden gezien als een reglement zoals bedoeld in artikel 10 van de statuten van Stichting ROTA.
Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 01-01-2019. Herzieningsdatum: december 2025.
Artikel 1 – Toepasselijkheid
1.1 Dit reglement is van toepassing op:
- Geregistreerde autotaxateurs bij ROTA
- Leden van organen en commissies van ROTA
En in het bijzonder voor klachten of gedragingen die zien op:
- (Vermeende) schending van het reglement gedrags- en beroepsregels ROTA (Gedragscode)
- Grensoverschrijdend gedrag tijdens activiteiten en evenementen van ROTA of binnen de organisatie van ROTA
- (Vermeende) schending van privacywetgeving waaronder de AVG
1.2 Dit reglement beperkt zich tot de interne tuchtrechtelijke behandeling van klachten en schendingen. Voor klachten van betrokkenen (burgers) die ROTA verzoeken namens hen een AVG-klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, geldt een afzonderlijk reglement.
Artikel 2 – Aard van de Klacht
2.1 ROTA neemt uitsluitend klachten in behandeling die betrekking hebben op:
- Grensoverschrijdend gedrag bij activiteiten of evenementen van ROTA
- Grensoverschrijdend gedrag binnen de organisatie van ROTA
- Schending van de gedrags- en beroepsregels of registratievoorwaarden van ROTA
- Schending van privacywetgeving waaronder de AVG
2.2 ROTA neemt geen klachten in behandeling die gaan over:
- Rechtsvorderingen tussen de autotaxateur en diens klant/opdrachtgever of tussen autotaxateurs onderling
- De juridische/financiele gevolgen en eventuele schade voortvloeiend uit dergelijke geschillen
- Geschillen over schade en rechtsvorderingen tussen leden van organen en commissies van ROTA onderling
Artikel 3 – Indienen van de Klacht
3.1 Klachten kunnen schriftelijk of per e-mail bij het bestuur van ROTA worden ingediend.
3.2 Het bestuur is te allen tijde bevoegd om op eigen initiatief een onderzoek in te stellen.
3.3 De autotaxateur/expert die een sterke indicatie heeft dat een andere autotaxateur/expert in strijd handelt met wet- en regelgeving, is verplicht dat te melden bij ROTA.
3.4 Klachten kunnen worden ingediend door eenieder die direct betrokken is bij of getuige is van een schending.
3.5 Uitsluitend voldoende onderbouwde klachten worden in behandeling genomen.
3.6 Het bestuur bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk met een uniek referentienummer.
3.7 Het bestuur is bevoegd om klachten niet in behandeling te nemen indien de klacht niet is onderbouwd, er serieuze twijfels bestaan over de oprechte bedoeling, of de klacht buiten het bereik van ROTA valt.
3.8 Tegen het besluit om een klacht niet in behandeling te nemen staat geen intern of extern beroep open. Wel kan de indiener eenmalig heroverweging verzoeken met nieuwe feiten.
Artikel 4 – Afhandeling van de Klacht
4.1 De behandeling is een interne aangelegenheid van het bestuur van ROTA.
4.2 De klacht wordt vertrouwelijk besproken in een bestuursvergadering.
4.3 Het bestuur kan een feitelijk onderzoek instellen.
4.4 Het bestuur kan zienswijzen vragen maar is daartoe niet verplicht.
4.5 Voordat een sanctie wordt opgelegd krijgt de betrokkene gelegenheid tot wederhoor.
4.6 Bij niet voldoen aan registratievoorwaarden krijgt betrokkene eerst een hersteltermijn (minimaal 2 weken, maximaal 3 maanden).
4.7 Bij verzuim na de hersteltermijn kan het bestuur een sanctie opleggen.
4.8 Na wederhoor besluit het bestuur over gegrondheid en eventuele sanctie.
4.9 Bij oplegging van een sanctie motiveert het bestuur de beslissing. Betrokkene kan eenmaal heroverweging verzoeken binnen twee weken.
4.10 Tegen het heroverwegingsbesluit staat geen verder beroep binnen ROTA open.
4.11 Het bestuur streeft naar afhandeling binnen 8 weken.
Artikel 5 – Mogelijke Maatregelen en Sancties
5.1 Lichtere maatregelen:
- Waarschuwing
- Afspraken tot naleving
- (Gedeeltelijke) uitsluiting van activiteiten
- (Gedeeltelijke) uitsluiting van opleidingen
Zwaardere sancties:
- Ontslag als lid van orgaan/commissie
- Tijdelijke doorhaling registratie (1 maand – 2 jaar)
- Definitieve doorhaling en opzegging overeenkomst
5.2 Maatregelen kunnen gecombineerd worden opgelegd mits proportioneel.
5.3 Het bestuur kan ook andere juridische stappen ondernemen.
5.4 Na definitieve doorhaling kan gedurende 4 jaar geen nieuwe registratie worden aangevraagd.
5.5 Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd.
5.6 Bij voortijdig beeindigde opleiding worden niet-gevolgde onderdelen gerestitueerd.
Artikel 6 – Verwerking van Persoonsgegevens in Klachtprocedures
6.1 Rechtsbasis: ROTA verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover noodzakelijk.
6.2 Categorieen: identificatiegegevens, inhoud klacht, bewijsstukken, onderzoeksverslagen.
6.3 Toegang: alleen aangewezen personen, gehouden aan geheimhouding.
6.4 Bewaartermijn: minimaal 2 jaar, maximaal 7 jaar na afsluiting.
6.5 Rechten van betrokkenen: inzage, rectificatie, beperking, wissing (art. 15-18 AVG).
6.6 Derdeninformatie wordt vertrouwelijk behandeld.
Artikel 7 – Wijziging en Bekendmaking
7.1 Dit reglement is een reglement zoals bedoeld in artikel 10 van de statuten.
7.2 Het bestuur is bevoegd dit reglement te wijzigen.
7.3 Wijzigingen worden gepubliceerd op de website van ROTA.
Een klacht indienen? Mail naar info@rota.tax onder vermelding van het certificeringsnummer.