De Gedragscode beschrijft de professionele normen waaraan alle ROTA-leden en VTC-gecertificeerden gebonden zijn. Naleving wordt getoetst via het Klacht- en Sanctiereglement.
Doel van het reglement
Waarborgen van de kwaliteit van de beroepsgroep en het professioneel handelen van de autotaxateur/expert, en ongewenste gedragingen in de beroepsuitoefening te voorkomen. Dit reglement ondersteunt ook de doelstelling van Stichting ROTA om privacybescherming en gegevensbescherming in het algemeen belang te handhaven.
Kwalificatie gedragscode
Deze gedragscode moet gezien worden als een reglement zoals bedoeld in artikel 10 van de statuten van Stichting ROTA.
Citeertitel
Gedragscode Stichting ROTA
Ingangsdatum
Dit reglement treedt in werking op 01-01-2019. Herzieningsdatum: december 2025.
Artikel 1 – Inhoud en Toepassingsbereik
1.1 Dit reglement is van toepassing op de autotaxateur/expert die bij ROTA geregistreerd is, hierna genoemd “autotaxateur/expert”. Het bevat fundamentele beginselen waaraan de autotaxateur/expert zich bij zijn handelen en het verrichten van zijn werkzaamheden als autotaxateur/expert dient te houden.
1.2 Dit reglement dient mede ter naleving van wettelijke verplichtingen, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en ter waarborging van de integriteit van de voertuigtaxatiebranche.
Artikel 2 – Taxatiestandaarden
2.1 Bij het uitvoeren van een professionele taxatie-/expertisedienst handelt de autotaxateur/expert overeenkomstig de gebruikelijke taxatiestandaarden zoals die in de branche voor autotaxaties worden gehanteerd.
2.2 De autotaxateur/expert legt in de opdrachtvoorwaarden vast welke taxatiestandaard hij toepast.
2.3 De autotaxateur/expert legt in het taxatie-/expertiserapport vast welke taxatie-/expertisestandaard hij heeft toegepast. Daarbij verklaart de autotaxateur/expert dat hij op de hoogte is van en gehandeld heeft overeenkomstig deze standaard.
2.4 Indien de autotaxateur/expert afwijkt van de gekozen taxatie-/expertisestandaard, legt hij dit vast in de opdrachtvoorwaarden en vermeldt hij in het taxatie-/expertiserapport de overwegingen die tot dit besluit hebben geleid.
Artikel 3 – Fundamentele Beginselen
3.1 De autotaxateur/expert houdt zich aan de volgende fundamentele beginselen:
- Professioneel gedrag
- Vakbekwaamheid
- Integriteit
- Objectiviteit en onafhankelijkheid
- Zorgvuldigheid en transparantie
- Vertrouwelijkheid
- Privacybescherming en naleving van gegevensbeschermingswetgeving
3.2 De autotaxateur/expert past professionele oordeelsvorming toe. Uitgangspunt daarbij is wat een vakbekwame, objectieve, geinformeerde en redelijkerwijs handelende autotaxateur/expert in een soortgelijke situatie zou hebben gedaan, gezien de omstandigheden die op dat moment bekend zijn.
3.3 Indien een autotaxateur/expert omstandigheden constateert die een bedreiging kunnen vormen voor het zich houden aan een fundamenteel beginsel, neemt hij toereikende maatregelen om toch aan de fundamentele beginselen te voldoen. De bedreigingen en de genomen maatregelen daartoe, alsmede de invloed die dit op de taxatie/expertise kan hebben, worden in het taxatie-/expertiserapport vastgelegd, zodat hij zich tegenover derden kan verantwoorden.
3.4 Indien de autotaxateur/expert bij een bedreiging niet in staat is afdoende maatregelen te nemen, weigert of beëindigt hij de opdracht en beëindigt hij zo nodig de relatie met de opdrachtgever.
Artikel 4 – Professioneel Gedrag
4.1 De autotaxateur/expert onthoudt zich van elk handelen of nalaten waarvan hij weet of behoort te weten dat dit het beroep van autotaxateur/expert in diskrediet brengt of kan brengen. Daartoe behoort in ieder geval dat hij zich altijd houdt aan geldende wet- en regelgeving en de daaruit voortvloeiende jurisprudentie, waaronder de AVG en andere privacywetgeving.
4.2 De autotaxateur/expert behoudt ten opzichte van collega-autotaxateurs/expert een professioneel kritische instelling.
4.3 De autotaxateur/expert die een sterke indicatie heeft dat een andere autotaxateur/expert bij het verrichten van zijn werkzaamheden in strijd handelt met wet- en regelgeving en/of jurisprudentie, waaronder privacywetgeving, de gedrags- en beroepsregels in dit reglement of daarop gebaseerde nadere regels, of anderszins de functie van autotaxateur/expert in diskrediet brengt, is verplicht dat te melden bij ROTA en eventuele relevante externe toezichthouders. Zo’n melding kan aanleiding zijn voor een (kwaliteits)onderzoek door ROTA bij de betreffende autotaxateur/expert en kan reden zijn voor een maatregel door het bestuur van ROTA.
Artikel 5 – Vakbekwaamheid
5.1 De autotaxateur/expert beschikt over relevante vakdiploma’s en/of een Erkenning van Verworven Competenties (EVC) waaruit blijkt dat hij de noodzakelijke autotechnische kennis bezit.
5.2 De autotaxateur/expert heeft bij aanvang van de registratie minimaal 2 jaar aantoonbare taxatie-/expertise-ervaring.
5.3 De autotaxateur/expert is geregistreerd bij ROTA. De autotaxateur/expert kan daarnaast ook bij andere registers geregistreerd zijn.
5.4 De autotaxateur/expert onderhoudt zijn vakbekwaamheid en houdt zijn kennis en vaardigheden op het voor de beroepsuitoefening vereiste niveau door te voldoen aan de eisen die in het Reglement Permanente Educatie ROTA worden gesteld. Dit omvat ook kennis van privacywetgeving en gegevensbeschermingsprincipes.
5.5 De autotaxateur/expert kan werken met digitale communicatiemiddelen zoals die in de taxatie-/expertisebranche gebruikelijk zijn.
5.6 De autotaxateur/expert voert een professionele bedrijfsadministratie, inclusief registratie van zijn gegevensverwerkingen in overeenstemming met de AVG.
5.7 De autotaxateur/expert is zich bewust van de taakgrenzen van zijn eigen vakgebied.
5.8 De autotaxateur/expert aanvaardt geen opdrachten die buiten zijn deskundigheidsgebied liggen, of hij schakelt hiervoor deskundigen in onder zijn eigen eindverantwoordelijkheid.
Artikel 6 – Aanneming en Uitvoering van Opdrachten
6.1 De autotaxateur/expert maakt vooraf duidelijke afspraken over de wijze waarop een opdracht wordt uitgevoerd en legt deze vast in een schriftelijke overeenkomst. De overeenkomst bevat in ieder geval:
- Hoe, wanneer en waarover gerapporteerd wordt
- Reactietermijnen
- Honorarium
- Kosten die voor de taxatie worden gemaakt
- Of het tot de opdracht behoort om de verzekeraar te adviseren over de vraag of een claim wel of niet wordt uitgekeerd
- Waar de beslissingsbevoegdheid ligt over het toekennen van een claim
- Algemene voorwaarden
- Specifieke afspraken
- Verklaringen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (informatievoorziening conform AVG)
6.2 Bij onduidelijkheid over de bedoeling van de opdrachtgever of de inhoud van de opdracht, overlegt de autotaxateur/expert met de opdrachtgever voordat hij de opdracht voortzet.
6.3 De autotaxateur/expert informeert de eigenaar van het voertuig over de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd en geeft daarbij tenminste de volgende informatie:
- Hoe het proces van schade-afwikkeling eruitziet en wat de rechten en plichten van de eigenaar zijn ten aanzien van de verzekering
- De termijnen waarbinnen de autotaxateur/expert communiceert met de eigenaar
- Contactgegevens waar de eigenaar meer informatie kan krijgen over de taxatie
- Het recht op contra-expertise of second opinion (indien van toepassing volgens polisvoorwaarden) en de wijze waarop de kosten daarvan worden vergoed
- Informatie over de verwerking van persoonsgegevens (privacy)
6.4 De autotaxateur/expert zorgt ervoor dat voor de eigenaar duidelijk is namens wie of welke verzekeraar hij optreedt en in welke hoedanigheid.
6.5 Wanneer de autotaxateur/expert informatie opvraagt bij de eigenaar, maakt hij duidelijk welke informatie wordt gevraagd en waarom deze informatie nodig is. Tevens geeft hij duidelijk aan wat de gevolgen zijn van het niet tijdig verstrekken van informatie of het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie.
6.6 De autotaxateur/expert zorgt ervoor dat niet meer informatie wordt opgevraagd dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht (proportionaliteit; AVG-beginsel van dataminimalisatie).
6.7 De autotaxateur/expert zorgt ervoor dat de rapportage:
- Een gedegen en gemotiveerde vaststelling bevat van de oorzaak, toedracht en (eventueel) de omvang van de schade
- In begrijpelijk Nederlands is opgesteld
- Een opsomming bevat van hetgeen verzekerde wil claimen
6.8 De autotaxateur/expert is onafhankelijk in zijn oordeel. Hij werkt als zelfstandig ondernemer of is werkzaam bij een organisatie die het uitvoeren van taxaties/expertises als hoofddoel heeft.
6.9 De autotaxateur/expert houdt zich bij al zijn werkzaamheden, rapportages en digitale communicatie aan de geldende privacywetgeving, in het bijzonder de AVG. Hij neemt gangbare maatregelen om datalekken, virussen en hacks in hard- en software te voorkomen. Dit omvat onder meer:
- Versleuteling van gevoelige (persoons)gegevens
- Veilige opslag van persoonsgegevens
- Beperking van toegang tot gegevens (alleen bevoegde personen)
- Naleving van bewaartermijnen en verwijderingsplichten
- Tijdige melding van datalekken aan betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens, indien wettelijk vereist
6.10 De autotaxateur/expert mag in overleg met de opdrachtgever een deskundige derde inschakelen voor (een deel van) de opdracht. Hij vermeldt in het taxatierapport voor welk deel deze deskundige verantwoordelijk is en wat de taken en bevoegdheden van deze deskundige zijn.
6.11 De autotaxateur/expert blijft ervoor verantwoordelijk dat ook de ingeschakelde deskundige dit reglement respecteert, waaronder naleving van de privacyverplichtingen.
Artikel 7 – Integriteit
7.1 De autotaxateur/expert treedt in alle professionele en zakelijke relaties eerlijk en oprecht op.
7.2 De autotaxateur/expert handelt integer, vermijdt (de schijn van) belangenverstrengeling en mijdt relaties met partijen die het vertrouwen in de branche kunnen schaden.
7.3 Indien de autotaxateur/expert betrokken raakt bij of in verband wordt gebracht met niet-integer handelen van anderen, neemt hij redelijke maatregelen gericht op het beëindigen van dit handelen. Als dat niet mogelijk is of niet leidt tot het beëindigen van het niet-integere handelen, geeft hij de opdracht terug. Dit geldt met name als de autotaxateur/expert vermoedt dat zijn opdrachtgever, de eigenaar of personen die onder zijn verantwoordelijkheid bij de opdracht betrokken zijn, bij het niet-integere handelen betrokken zijn.
7.4 De autotaxateur/expert overlegt bij aanvang van de registratie en bij eventuele herregistraties een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) met screeningscode 95 die maximaal zes maanden oud is.
7.5 De autotaxateur/expert overlegt bij aanvang van de registratie en bij herregistraties een ondertekende Verklaring Integriteit zoals die door ROTA is vastgesteld.
Artikel 8 – Objectiviteit en Onafhankelijkheid
8.1 De autotaxateur/expert aanvaardt en voert een opdracht alleen uit als hij autonoom en in vrijheid van eigen afweging, zonder ongepaste beïnvloeding of druk, tot een schatting van de waarde in de taxatie/expertise kan komen.
8.2 De autotaxateur/expert ziet af van een taxatie-/expertisedienst indien sprake is van ongepaste beïnvloeding als gevolg van zijn eigen betrokkenheid (of die van zijn werkgever) bij het motorrijtuig dat getaxeerd of onderzocht moet worden (bijvoorbeeld betrokkenheid bij het ongeval of de verhandeling van het motorvoertuig).
8.3 De autotaxateur/expert vermijdt (de schijn van) afhankelijkheid.
8.4 Het honorarium wordt vooraf vastgesteld en mag niet afhankelijk worden gesteld van de hoogte van de getaxeerde waarde van het motorvoertuig.
Artikel 9 – Zorgvuldigheid en Transparantie
9.1 De autotaxateur/expert draagt zorg voor een betrouwbare en correcte dienstverlening en voert de opdracht binnen redelijke termijn uit.
9.2 De autotaxateur/expert draagt zorg voor een betrouwbare en correcte gegevensadministratie die in overeenstemming is met de privacywetgeving, in het bijzonder de AVG. Dit omvat onder meer:
- Heldere vastlegging van welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welk doel
- Documentatie van bewaartermijnen voor deze gegevens
- Naleving van de rechten van betrokkenen (bijvoorbeeld recht op inzage, rectificatie, wissing)
9.3 De autotaxateur/expert verstrekt geen informatie waarvan hij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat deze onjuist is.
9.4 Werkzaamheden die de grondslag vormen van de taxatie-/expertisedienst worden in het taxatie-/expertiserapport vastgelegd. ROTA kan in aanvullende regelgeving bepalen welke aspecten van de taxatie/expertise minimaal moeten worden vastgelegd.
9.5 Het taxatie-/expertiserapport dient op zodanige wijze te zijn opgesteld en gedocumenteerd dat een collega of opvolgend autotaxateur/expert de opdracht zou kunnen overnemen en inzicht kan krijgen in de uitgevoerde werkzaamheden.
Artikel 10 – Vertrouwelijkheid
10.1 De autotaxateur/expert is verplicht tot geheimhouding van gegevens en inlichtingen die vertrouwelijk van aard zijn, of waarvan hij het vertrouwelijke karakter had moeten begrijpen. In de volgende gevallen mogen gegevens en inlichtingen desondanks worden verstrekt:
- Indien sprake is van een wettelijk voorschrift of bevel van een bevoegde autoriteit tot het verstrekken van de gegevens of inlichtingen
- Indien de reglementen van ROTA verplichten tot afgifte van bepaalde gegevens of inlichtingen
- Indien de autotaxateur/expert betrokken is in een gerechtelijke procedure of klachtprocedure die tegen hem of zijn werkgever is aangespannen
- Indien de opdrachtgever schriftelijk toestemming heeft gegeven om gegevens en inlichtingen aan derden te verstrekken
- Indien de opdrachtgever schriftelijk toestemming heeft gegeven voor overdracht van (een deel van) de opdracht aan een derde
- Indien verstrekking of verwerking noodzakelijk is ter naleving van wettelijke verplichtingen uit de AVG (bijv. het reageren op verzoeken van betrokkenen)
10.2 De autotaxateur/expert legt in het taxatiedossier vast welke gegevens en inlichtingen aan wie zijn verstrekt en waarom (of waarom niet). Dit ondersteunt de verantwoording conform artikel 5, tweede lid AVG (accountability-beginsel inzake rechtmatigheid van verwerking).
10.3 De autotaxateur/expert gebruikt vertrouwelijke gegevens en inlichtingen niet voor andere doeleinden dan waarvoor zij zijn verkregen (AVG-beginsel van doelbinding).
10.4 De geheimhoudingsplicht geldt ook voor personen die onder de verantwoordelijkheid van de autotaxateur/expert vallen, alsmede voor door hem ingeschakelde onderaannemers of derden.
10.5 De autotaxateur/expert legt in overeenkomsten met derden die bij de taxatie-/expertisedienst betrokken zijn, vast dat zij eveneens gehouden zijn aan de geheimhoudingsplicht en aan naleving van de AVG (bijv. via een verwerkersovereenkomst).
Artikel 11 – Verzekeringsplicht
11.1 De autotaxateur/expert, dan wel diens werkgever, beschikt over een adequate beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
Artikel 12 – Wijziging en Aanvulling
12.1 Deze gedragscode is een reglement zoals bedoeld in artikel 10 van de statuten van ROTA.
12.2 Het bestuur van ROTA is bevoegd dit reglement te wijzigen of aan te vullen, dan wel nadere voorschriften vast te stellen in een afzonderlijk reglement, met inachtneming van de wettelijke vereisten en geldende jurisprudentie.
12.3 De actuele versie van dit reglement wordt gepubliceerd op de website van ROTA en ter beschikking gesteld aan alle geregistreerde autotaxateurs en betrokken organen.
Artikel 13 – Klachten
13.1 Klachten over de naleving van dit reglement kunnen worden ingediend bij het bestuur van Stichting ROTA. Het bestuur heeft nadere regels opgesteld voor de afhandeling van klachten en op te leggen sancties in het Klacht- en Sanctiereglement Stichting ROTA.
13.2 Onder klachten vallen nadrukkelijk ook (vermeende) schendingen van privacyrechten en gegevensbeschermingsregels door geregistreerde autotaxateurs/expert.
13.3 Het bestuur beoordeelt bij klachten uitsluitend of de gedraging of omstandigheid gevolgen moet hebben voor de registratie bij ROTA. Geschillen van financiele of civielrechtelijke aard tussen partijen (bijv. een taxateur en een klant) kunnen partijen zelfstandig voorleggen aan de bevoegde rechter, zonder afbreuk te doen aan de bevoegdheid van ROTA om interne tuchtmaatregelen op te leggen wegens schending van dit reglement.
Zie ook: Klacht- en Sanctiereglement Stichting ROTA
Vragen? Neem contact op via info@rota.tax